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电子证据管理

照片由奇科(加利福尼亚州)PD提供。

照片由奇科(加利福尼亚州)PD提供。

编者注:查看我们的照片库, “证据收集和存储” 了解更多证据收集工具。

管理证据是执法部门最关键的任务之一。然而,由于培训不足或没有培训,人员轮换,管理员的低优先级以及不充分的证据追踪方法,成千上万的警察机构不知所措。尽管如此,许多机构还是出色地应对了这一挑战,对于那些仍在努力使证据管理工作仍在努力的人们而言,它们的成功可以为他们提供指导。自动化的证据管理使物业室人员可以知道他们的证据在哪里以及为什么。

训练 and Monitoring

关于证据挑战,始终存在两个巨大的问题:管理证据保管链,以及审查证据以确定是否不再需要证据。据该公司执行董事乔·拉塔(Joe Latta)称。 国际财产和证据协会,必须确定几个优先事项以平稳地控制证据。他说,最紧急的是,“这需要警察组织最高管理层的支持。必须有指导和领导。”设置部门支持后,Latta建议在已建立某种自动化解决方案的情况下确定必要的协议。这些包括:

  • 训练—全面而持续的培训对于学习如何在证据物品已搁置在架子上并且可能已经超过法定保留期限的情况下生成证据审查和处置通知尤为重要。
  • 滴答文件—良好的证据管理系统使财产室人员能够持续检查证据状态,并验证调查人员是否已将其检查出来,或者是否已将其退还并且在上法庭或犯罪实验室时没有丢失。
  • 条形码证据项—条形码使您可以建立全面的证据清单。拉塔说:“为了获得最准确的记录,您可以为每个项目分配唯一的条形码。” “否则,如果在一个垃圾箱或一个袋子中缺少几条证据,而只分配了一个条形码,那么如果其中任何一个丢失,您将永远不知道里面会有什么证据。”
  • 枪支/毒品销毁清单和金钱计算 —应保持枪支,毒品和金钱的特殊分类和类别。完善的软件系统将使您知道您拥有多少武器,毒品的数量和类型以及当前存储的现金总数。许多机构将数百万美元保存在其证据保险箱中。
  • 库存和清除—自动化的证据管理使代理机构可以跟踪每年流入和流出物业室的物品数量。该软件应向库存管理部门生成报告,从而可以对证据进行例行检查,然后返回给所有者或清除。 Latta指出:“证据库存翻倍的情况并不罕见,因为我们所接受的远远超过了我们要摆脱的数量。很少有物业人员对此进行量化,这就是为什么净化最终成为他们的致命弱点。”

集成与独立

有两种途径来管理证据:集成软件系统和独立的证据管理系统,其中证据“模块”是整个记录管理系统的一部分。每个系统都有优点和缺点。您选择哪一种取决于您所需的物业房间工作流程,对无纸化操作的需求以及软件中提供的特定功能。

使用集成证据控制系统,汉密尔顿(伊利诺伊州)警察局局长罗伯·贝尔(Robb Bell)体会到了许多好处。他使用了位于加利福尼亚州圣何塞市的Crimestar Corp.的Crimestar RMS系统。它的财产和证据模块执行许多任务:证据的独特描述/分类以及为何该证据归代理机构所有;证据的数码照片;维持物品状态和物理跟踪,以确保适当的监管链;标签的条形码/生成。

交叉引用案例

Crimestar模块最大的好处之一是它可以交叉引用证据和案例。仅仅通过扫描分配给任何证据项目的条形码,Bell酋长和任何使用该模块的汉密尔顿PD官员就可以查看证据项目的当前状态以及与任何案件相关的所有信息。贝尔说:“将所有这些信息集中在一个系统中是一个很大的优势。” “我知道什么样的案子有什么依据。”当警官正在与犯罪嫌疑人打交道并且知道该人也是其他犯罪嫌疑人时,这种能力在现场特别有用。这位负责人说:“我们可以在现场迅速将笔记本电脑上的任何可能记录联系起来,例如手令,犯罪记录和最近的事件,这些记录可能与证据联系在一起。”

另一个好处是随时都有证据安全。警察部门中的任何人都可以查看软件中照片或电子记录中包含的证据,但是该人不能对此进行任何更改或删除该项目。只有首席贝尔能执行这些任务。他说:“这对于我们上法庭并被问及谁有权获得证据时非常有帮助,也非常可信。”             

在采用自动证据控制解决方案后,Hamilton PD的人员的工作效率得到了提高。通过使用电子证据管理解决方案,而不是部门以前翻阅纸质报告的方法,官员可以更好地专注于案件。贝尔说:“这可以节省大量时间,特别是在窗口很小的情况下,作为警务人员,您知道犯罪嫌疑人已经犯罪了,您只需要获得足够的证据就可以将其逮捕。”

独立解决方案的好处

由于每年都有大量的证据进入其物业室—just under 10,000—奇科(加利福尼亚州)警察局知道,在放弃以前效率低下的证据管理系统之后,一个新的系统必须是独立的且高度可定制的。现在,有了位于华盛顿州西雅图市的FileOnQ的EvidenceOnQ系统,该部门可以根据自己的特定要求自定义证据跟踪。

该部门喜欢它的新解决方案,因为它的功能超出了大多数集成证据系统的能力。新软件可以处理以下任务:完全可定制的主屏幕,实时跟踪所有项目,可以设置所有项目的保留状态以改进证据审查,生成手动创建的报告和表格以及轻松查询。

EvidenceOnQ解决方案为Chico PD提供的正是实时环境,使其对用户如此有吸引力。 “该电子跟踪系统为我提供了每个证据项目的实时位置,”该部门财产部门协调员乔·莫拉利(Joe Moralli)解释说。 “在较旧的集成系统中,由于我们在各个阶段清除了文书工作,因此物品的位置并不总是正确的,因此可以清除某些物品,而不能清除其他物品。您根本无法依赖集成系统中的数据输入,因为它不是实时的。”

与集成系统相比,对于具有证据的案例进行交叉引用对于独立系统而言可能会有些困难。尽管Chico PD的软件具有用于将数据导入和导出到其他系统的内置功能,但是该部门选择不与RMS交互。 RMS程序有限的功能以及RMS供应商为此接口所需的费用的结合,导致该机构决定不使用它。

保留审查和清除

与大多数警察部门一样,Chico PD控制证据清除的能力是其证据管理系统整体有效性的基础。莫拉利(Moralli)授权在他的财产室进行所有清洗;知道要清除的证据以及在什么情况下至关重要。

例如,莫拉利说:“您可能有致命武器抢劫,入室盗窃或袭击,而其中任何一种都没有嫌疑。因此,您需要了解所在州的时效规定。”利用他的证据软件的保留审查功能,Moralli可以将证据与加利福尼亚州的法规联系起来。莫拉利说:“因此,如果我有轻罪案件,我们会指定一个日期,系统将在一年内将该项目进行审核。” Moralli透露,将EvidenceOnQ用于Chico PD的结果是,他的人员现在花费更少的时间来处理传入的证据,而将更多的时间用于清除和发布证据。

合并系统

2005年,亚利桑那州图森市警察局选择了一个证据管理系统,简称为BEAST(条形码证据分析统计和跟踪),这是伊利诺伊州绍姆堡的Port Lee Lee Corp.提供的独立解决方案。是。警察局最近安装了带有内置证据模块的新记录管理系统(RMS),该模块将图森PD,南图森PD和亚利桑那大学PD连接在一起。 Tucson PD财产室可以选择删除BEAST,而是使用新的RMS系统来跟踪证据。但是,最终,该部门的董事会同意将BEAST集成到RMS程序中更加有意义。到目前为止,这种强制拟合似乎正在起作用。

图森PD的证据主管Nancy McKay Hills承认:“我们仍在努力解决问题。”但是它胜过了其他选择。 McKay-Hills补充说:“如果我们决定不集成这两个软件包,我们将有超过600,000条带条形码的证据重新输入到RMS系统中。”现在,RMS证据模块仅用于列出证据项目,而BEAST管理监管链。一旦输入了证据,用户将单击“保存”按钮,并且该项目的相应描述将转移到RMS系统的证据模块中。

到目前为止,McKay-Hills感叹她必须管理合并系统产生的两个独立的数据库。当必须在一个系统中进行更正时,她必须将其输入每个单独的程序中。麦凯·希尔斯说:“我的审计工作越来越多,试图验证一切工作是否正确进行。”但是,她看到了将这两个程序结合起来的许多优点。

一个优点是,图森PD和该地区的其他两个警察局都使用BEAST和RMS程序。麦凯希尔斯说:“因此,如果一辆自行车在南图森市被盗,而我们在图森市找回了它,当它进入我们的物业室时,它将显示在整个联网的软件程序中。”而且,BEAST允许她按照她的描述创建“装配线”类型的证据跟踪过程。 “这意味着,尽管三个警察部门是独立开展工作的,但他们仍然可以看到证据项目在整个监管链中进行。”

BEAST还有其他优点。有了它,McKay-Hills可以生成报告和证据的到期日期,向公众发送自动通知,并进行审计跟踪以发现错误或跟踪错误提交的证据。

尽管Tucson PD从一个独立的证据跟踪系统开始,但现在看到了将其集成到其RMS系统中的收益。 McKay-Hills说:“一个集成的系统可以为序列号提供警报,以寻找与您可能不知道的案例相匹配的证据。” “这使您可以在必要时将证据重新提供给适当的所有者。”集成方法意味着也需要激活证据和RMS程序中的各种搜索字段,以协助警察调查。

McKay-Hills认为培训是使证据管理成功的核心。图森局局长要求其官员完成为时四个小时的证据管理课程。证据技术人员必须接受三个月的培训,并且试用期至少一年。

不可追回的被盗财产

大多数执法机构都会制作外部报告,例如联邦调查局的统一犯罪报告(UCR)。他们同时提及被盗/未追回和追回的财产。因此,您应该使用跟踪这些类别的软件程序。归根结底,如果最终被追回,则不属于财产室的失窃财产可能与案件或证据挂钩。与事件报告相关联的跟踪系统(如RMS程序包)通常将处理这种类型的属性引用。仅专注于实际由警察拘留的物品的独立系统可能无法完成此任务。

节约与效率

使用专用软件自动进行证据管理无疑可以节省时间,并可以更有效地使用物业人员。 Chico PD的物业室每周使用软件节省30多个小时,这意味着人员现在有更多时间专注于清除证据。在汉密尔顿PD处,首席钟检察长报告说,他的集成解决方案具有很高的成本效益,因此他不再需要为在物业室管理证据而支付加班费。在图森PD财产室,证据主管Nancy McKay-Hills表示,她合并的独立/ RMS系统仅需要12名技术人员,而不是18名技术人员。对于这些机构和其他类似机构,证据管理系统证明是值得投资的。 

鲍勃·加尔文(Bob Galvin)是俄勒冈州波特兰市的自由作家。他撰写了有关影响执法的趋势和技术的文章。

RMS证据和财产管理软件提供商:

犯罪之星公司

拉里莫尔协会

Spillman Technologies

太阳花园

美国软件

独立的证据管理软件提供商:

ASAP系统

证据追踪器

FileOnQ

诚信管理解决方案

PERCS

李波特公司

Tel电话公司

Transition Works软件

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